2025-01-17

郵便DM施策の最重要注意点 ― 非信書DMでコスト最適化と効果最大化へ

BtoB 営業・マーケティング　コラム

郵便DMは、ターゲットの目に直接触れるという特性から、デジタル広告にはない独自の効果を発揮します。特に、B2Bの領域では信頼性や正式な印象を与える手段としても活用されています。一方で、その運用には注意が必要です。

郵便DMには「信書」という法律上の規制が関係し、内容次第では想定外のコストが発生するリスクがあります。例えば、信書として判断されると、ゆうメールでの発送が認められず、より高額な手段を選ばざるを得なくなるケースがあります。このような事態を防ぐには、事前の確認と正しい対応が欠かせません。

本記事では、郵便DMを送付する際に避けて通れない「信書チェック」に焦点を当て、基礎知識から具体的な注意点までを解説します。信書に該当しないDMを効率的かつ効果的に送るための実践的なポイントを押さえていきましょう。

郵便DMの役割と形式の選択

郵便DMは、企業が顧客との直接的な接点を持つための効果的な手段です。特に、B2Bの領域では、メールやデジタル広告と異なり、物理的な存在感が相手に届くことで信頼性を高め、企業イメージの向上にもつながります。また、郵便DMはターゲットに応じたパーソナライズが可能であり、より高い反応率を期待できます。

郵便DMの形式と特徴

郵便DMには、ハガキ形式や封書形式など、さまざまな種類があります。それぞれの形式には異なる利点があり、目的やターゲットに応じて使い分けることが重要です。

ハガキ形式

ハガキ形式は、開封の手間がないため、受け取った人に迅速に情報を伝えることができる点が特徴です。特にA4大判ハガキは、広いスペースを活用できるため、訴求力が高い形式として利用されています。

封書形式

封書形式は、文書や詳細な資料を同封する場合に適しています。正式な印象を与えやすく、契約書や取引の重要な案内などで利用されることが多い形式です。

形式選択のポイント

郵便DMの形式を選ぶ際には、次の点を考慮する必要があります。

ターゲットと目的

どのような顧客層に届けるのか、また、DMを通じて何を達成したいのかを明確にすることが、形式選択の基本です。

予算

ハガキ形式と封書形式ではコストに大きな差があるため、送付の規模と予算のバランスを考慮する必要があります。

信書リスクの回避

ハガキ形式、封書形式のいずれであっても、内容が法律上の信書に該当しないように作成することが重要です。事前に郵便局に確認することで、信書と判断されるリスクを未然に防ぐことが可能です。

適切な形式を選ぶことで、郵便DMの効果を最大化しつつ、不要なリスクやコストを回避することが可能です。

信書チェックに必要な基礎知識と実務のポイント

郵便DMを送付する際には、「信書」と判断される内容を含まないようにすることが重要です。信書とみなされると予期しないコスト増が発生します。本章では、信書チェックの基本的な知識と、実務における具体的な注意点を解説します。

信書の定義と該当例

日本の郵便法では、信書を「特定の相手に対して意思を伝達する文書」または「特定の事実を通知し、またはこれを証明する文書」と定義しています。具体的には、以下のような内容が信書に該当する可能性があります。

• 意思伝達を目的とした文書：請求書、領収書、契約書、挨拶状などの個別の顧客宛ての内容。
• 事実通知や証明に該当する文書：支払い案内、取引条件の変更通知、認定証など。

一方、カタログやチラシ、広告文書など、情報提供を主な目的とした内容は通常、信書には該当しません。ただし、DM内に個別顧客宛ての内容が含まれると信書とみなされる可能性があるため、文面作成時には注意が必要です。

信書に該当しないDMを作成するためのポイント

非信書として認められるDMを作成するには、以下の点を意識しましょう。

文面の表現を一般化する

個別の顧客に呼びかける表現（例：「○○様専用のご案内」）を避け、全体的に一般的な内容に統一します。

通知や請求情報を含めない

支払い期限や契約条件に関する記述を文面に盛り込むのは避けましょう。これらは信書と判断されるリスクが高いため、別の手段で送付するのが適切です。

同封物の確認を徹底する

同封する資料や書類が信書に該当しないことを必ず確認します。特に、個別契約書や請求関連書類の同封には注意が必要です。

郵便局での事前確認と代行業者の活用

文面や内容に不安がある場合は、郵便局に事前に確認することを推奨します。郵便局では、文書が非信書として扱われるかどうかを判断してくれるため、送付前にトラブルを回避する手段として非常に有効です。

実務では、DMの作成や発送を代行業者に依頼するケースが一般的です。この場合、業者に対して、郵便局への確認を含む信書チェックを依頼することが重要です。明確な指示を伝えることで、リスクを軽減できます。

ただ、非信書であると確認したDMでも、実際の発送までに長い時間がかかった場合、発送段階で信書と判断される場合があります。これは、郵便局側の担当者が確認時と発送時で異なる際に起こり得るリスクです。信書か非信書かは最終的には属人的な判断に依存するためです。このため、なるべく信書チェックを実施した後は直ぐに発送できるようスケジューリングすべきですし、遅くとも信書チェックを実施した月内に送付できるよう段取りましょう。

信書に該当しない内容で効果を高める工夫

郵便DMを活用する際には、内容が信書に該当しないことを確認するだけでなく、効果的な訴求力を持たせることが重要です。本章では、法律に抵触しない文面を維持しながら、DMの効果を最大化する具体的な方法について解説します。

情報提供を主軸とした構成

信書に該当しないDMを作成するには、内容をあくまで情報提供に限定する必要があります。しかし、それだけでは顧客の関心を引くことが難しいため、次のような工夫を取り入れましょう。

商品やサービスの具体的な利点を強調

例えば、「業務効率が30%向上するツール」や「コスト削減を実現する新サービス」といった形で、受け取り手がメリットを一目で理解できる内容を前面に出します。

エビデンスを提示する

データや統計を盛り込むことで、訴求力を高めると同時に、情報提供を主眼とした郵便である印象を強化できます。

FAQ形式の活用

よくある質問とその回答を掲載することで、受け取り手の疑問に先回りして答える形をとります。これにより、詳細な資料を送らずとも相手の関心を引けます。

行動喚起を促す表現

情報提供が主目的とする体裁のDMでも、受け取り手の行動を促すための工夫が必要です。

限定感を出す

「期間限定で特別な割引を提供」や「先着〇名様に特典」といった内容を盛り込むことで、行動喚起を促します。

追加情報への誘導

DM内にQRコードや特設ページのURLを掲載し、詳細情報をオンラインで確認してもらう仕組みを設けます。この際、QRコードやURLには信書としてみなされる要素が含まれないことを確認する必要があります。

内容とデザインのバランス

郵便DMを作成する際、信書判定を避けつつ効果的な訴求力を持たせるためには、文面の表現とデザインに細心の注意を払う必要があります。特に、次の点に留意してください。

特定の属性への呼びかけに注意

「総務担当者様向けのご案内です」や「業務効率化を検討している皆様へ」といった記述は、信書と判定される可能性が高いです。一方で、類似する文言で非信書とされたケースもあります。判断が属人的になるリスクを考慮し、できるだけ一般的で中立的な表現に留めることが重要です。

情報提供の形式を保つ

本来の目的としては特定の属性等に限定して案内したい場合でも、情報提供が目的であることが明確になるよう工夫しましょう。例えば、「新製品情報のお知らせ」「最新の業界トレンド解説」といった表現を使用し、受け取り手に幅広く当てはまる内容とすることで、リスクを軽減できます。本来の目的である「特定の属性等」への案内はバイネームで個人宛てに送付する事でカバーできます。

デザインでメッセージを強調する

テキストだけに頼るのではなく、視覚的なデザインでメッセージを伝える工夫を施すことで、対象の具体性を減らしながらも効果的な訴求を実現できます。グラフや図表、アイコンを活用することで、情報提供の趣旨を強調できます。

まとめ

郵便DMは、物理的な存在感と信頼性を兼ね備えた広告手段として、特にB2Bの領域で効果的に活用されています。しかし、その運用にはコスト削減の観点から「信書」と判定されるリスクを避けるための工夫が不可欠です。

本記事では、信書に該当しない郵便DMを作成し、かつ効果的な訴求を実現するためのポイントを解説しました。特定の取引内容や顧客に直接的に言及する表現を避け、情報提供が目的であることを明確にする工夫が重要です。具体的には、文面を一般化し、視覚的なデザインを活用することで、信書判定のリスクを軽減しつつ、受け取り手に有益な情報を効果的に伝えることができます。

また、郵便DMの信書判定は属人的な判断に依存する部分があるため、事前に郵便局へ確認を行い、リスクを最小限に抑える準備も重要です。さらに、代行業者を活用する際には、信書チェックの依頼やスケジューリングを徹底することで、円滑な運用が可能になります。

適切な準備と工夫を施すことで、郵便DMの効果を最大化し、顧客との良好な接点を築くことができます。本記事が、郵便DMの活用を検討する際の参考になれば幸いです。